文件怎么发给别人
发文件这件事，出错的从来不是「发」那一下，是发之前没决定的三件事：哪个版本、什么形式、给对方什么权限。
Before you send a file, decide three things: which version, in what form, and with what rights.Antes de enviar un archivo, decide tres cosas: qué versión, en qué forma y con qué permisos.
先决定三件事
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你什么时候会遇到这个问题：随手把文件拖进微信发了出去，然后想起来那是带内部批注的旧版本。
最简单可靠的做法，发任何文件之前过一遍：
- 哪个版本。 打开要发的那份，看文件名里的版本号和日期，看最后一页。
- 什么形式。 对方要改，发源文件；对方只看或签字，发 PDF。
- 什么权限。 发链接的话，对方是只能看、能评论，还是能改；链接是给指定的人还是任何人。
三件事想清楚，发出去的东西基本不会错。
附件、链接、微信、隔空投送各适合什么
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| 方式 | 适合 | 不适合 |
|---|---|---|
| 邮件附件 | 定稿、要对方存档、要留痕 | 会改好几轮的、超过二十兆的 |
| 网盘或在线文档的链接 | 会改的、多人的、大的、要收回的 | 对方不会用网盘的、要长期留证的 |
| 微信 | 临时看一眼、不重要的 | 任何以后要用的。它会过期，见文件一章 |
| 隔空投送（AirDrop） | 面对面、都是苹果设备 | 隔着距离 |
为什么这样做：附件发出去就是一份独立的副本，你改不了、收不回，但对方永远有。链接指向的是同一份，你改了对方看到的也变，权限可以收回，但对方不会存档。两者没有好坏，只有合不合适。法律文件要留痕的时候，附件比链接可靠；一份材料十个人一起改的时候，链接比附件可靠。
发源文件，还是发 PDF
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你什么时候会遇到这个问题：合同发给对方，对方打开后版式全乱；或者对方直接改了你的文件发回来，你分不清改了哪。
最简单可靠的做法：
- 对方要在上面改：发源文件（
.docx、.xlsx）。发之前接受所有修订、删除所有批注，或者留着修订但确认里面没有内部意见。 - 对方只看、只签、只存档：发 PDF。版式不会乱，对方改不了，也不会看到你的修订记录。
- 合同往来的习惯：改的轮次发
.docx并开修订模式，让对方在修订上改；定稿发 PDF；签署版存 PDF。 - 给法院、给对方当事人的材料：PDF，带页码，文件名带日期和内容。
.pages、.numbers、.key 是苹果自家格式，对方是 Windows 打不开，导出成上面三种再发。格式对照在术语与文件格式速查。
必须掌握
你什么时候会遇到这个问题：发了个链接，对方说「打不开，要申请权限」；或者发了个链接，一个月后发现整个公司都能看。
最简单可靠的做法：
- 三种权限：查看只能看，评论能加意见不能改正文，编辑能改。默认给最低的那个，不够再加。
- 两种范围：指定的人（要对方登录）和任何有链接的人。客户资料、案件材料、未定稿，只给指定的人。「任何有链接的人」等于公开，链接转发一次就到了你不认识的人手里。
- 发之前自己用浏览器的无痕窗口打开链接试一次。你能打开，说明是公开的；要登录，说明是指定的。
- 链接会失效：文件被移动、权限被改、账户被回收。重要的东西对方还是要存一份。
大文件怎么发
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邮件附件通常有二十到五十兆的上限。超过了：
- 压缩成
.zip：右键，「压缩」。照片、视频、PDF、Word 文件本来就压缩过，压完小不了多少；压缩的用处主要是把一堆文件打成一个。 - 用网盘链接。
- 照片不用发原图，除非对方要印刷。
- 一堆文件先放进一个文件夹，压缩整个文件夹，不要一个个发。
对方打不开怎么办
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按这个顺序猜：
- 格式。
.pages、.heic对方系统不认，转成.docx、.jpg。 - 权限。链接是不是要登录，对方是不是没在名单里。
- 版本。对方的 Office 太老，另存成 PDF。
- 字体。对方没有你用的字体，版式乱了，也是发 PDF 解决。
- 大小。邮件被退回，走网盘。
发错版本怎么避免
Section titled “发错版本怎么避免”必须掌握
你什么时候会遇到这个问题：发出去的是上上版，对方基于它改了一轮，两边对不上了。
最简单可靠的做法：
- 文件名带日期和版本，谁改的写在名字里。规则在文件一章。
- 发之前把附件点开看一眼，不看文件名，看内容。
- 发出去的版本另存一份，名字加
已发_日期，放进项目文件夹。以后对方说「你发的那版」，你能拿出来。 - 收件人、附件、版本，指着念一遍再按发送。这是指差确认里最常用的一下。
收到别人发来的文件
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- 当天存进
00_收件箱，别留在微信和邮件里。 - 原件不改。要改的先「另存为」，名字加上日期和你的标记，原件留着当证据。
- 对方发来的修订版，用 Word 的比较功能看改了哪，不信「我只改了第三条」。
翻出你最近发出去的一个文件，回答三个问题：那是哪个版本，为什么选了那种形式，对方拿到了什么权限。三个里有一个答不上来，下次发之前多花一分钟。发送前的完整清单在清单合集。