Word：别用空格和回车排版

Word 是用来写内容的。排版交给样式，谈判交给修订，改动交给比较。这三样会了，Word 的其他功能等你需要时再问。

这一页用 Word 的名字讲，但标题、样式、批注、修订和导出这些概念也适用于 WPS 文字和 Google Docs。按钮位置可以现查，先理解你在处理什么。对文档能力的最低要求，见不必精通软件，也要能接手成果。

Word is for content. Styles do the layout. Tracked changes do the negotiation. Compare shows what actually changed.Word es para el contenido. Los estilos hacen la maquetación. El control de cambios lleva la negociación. Comparar muestra lo que de verdad cambió.

样式做排版，修订做谈判，比较看改动

别用空格和回车排版

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：你用空格把标题推到中间，用十几个回车把下一章推到新的一页，发给对方后全乱了。

最简单可靠的做法：

标题用样式。 选中标题，「开始」选项卡里点「标题 1」「标题 2」。正文用「正文」样式。
居中用对齐按钮，不用空格。
换页用分页符，⌘ + Enter，不用回车。
段间距用段落设置，不用空行。选中段落，「格式」，「段落」，改「段后」。
缩进用标尺或段落设置，不用空格。

为什么这样做：空格和回车是内容，不是格式。对方的字体、页边距、纸张和你不一样，靠空格和回车对齐的东西一换电脑就错位。样式是「这是标题」的声明，不管在哪台电脑上打开，Word 都知道该怎么摆它。

做到什么算会：「开始」选项卡里点 ¶ 按钮（⌘ + 8），让格式标记现形。标题前面没有一串 ·（空格），章与章之间没有连着好几个 ¶（空回车）。再到「视图」里打开「导航窗格」，左边列出全部标题；少一个，那个标题就是手工加粗的，不是样式。

标题、目录、页码

必须掌握

标题用了样式，目录就能自动生成：「引用」，「目录」，选一个。标题改了，右键目录，「更新域」。
页码在「插入」，「页码」。合同和给法院的材料，页码必须有，「第 3 页 / 共 12 页」这种最好。
页眉页脚放文件名、版本、日期，翻到任何一页都知道这是哪份、哪版。

表格什么时候用

知道即可

用于对比和条款：双方义务对照、时间表、费用明细。不用表格排版正文，不用表格做「两栏」。表格里的文字也用样式，不手动调。

修订与批注：合同往来的工具

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：对方发回合同说「改了几处」，你看不出是哪几处；或者你改了对方的稿，对方不知道你改了什么。

最简单可靠的做法：

改别人的稿之前，先开修订。 「审阅」，「修订」。之后你的每一处增删都会标出来，对方一眼看到。
意见写在批注里，不写在正文里。 选中那句，「审阅」，「新建批注」。
收到对方的修订版，逐条「接受」或「拒绝」，不要整篇「全部接受」。
对方说改了三处，你用「比较」核对。 「审阅」，「比较」，选你发出去的版本和对方发回来的版本，Word 把所有差异标出来。对方在修订模式下改的也要比较一次，修订模式可以被关掉。

合同往来的一轮长这样：

我方初稿 v01（.docx）
  → 对方在修订模式下改，发回 v02
  → 我用「比较」核对 v01 和 v02，看有没有修订记录之外的改动
  → 逐条接受或拒绝，批注里写理由，发回 v03
  → ……
  → 双方确认，接受所有修订，定稿转 PDF
  → 签署版扫描成 PDF，文件名加「签署版」，归档

文件名规则在文件一章，每一轮一个版本号，谁改的写在名字里。

定稿之前清干净

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：合同发给对方，里面还留着你和同事的批注「这条能不能再压一压」。这是经典事故。

最简单可靠的做法，发对方之前按顺序：

「审阅」，「接受」，「接受所有修订」。
「审阅」，「删除」，「删除文档中的所有批注」。
「审阅」里把显示切到「无标记」，从头翻一遍，确认干净。
「文件」，「属性」，看作者、标题、备注里有没有不该有的信息。
另存一份，文件名加「定稿」或「发对方」，发这份，不发工作稿。

转成 PDF 再发，也要先做完上面的前三步。Word 按你当前看到的样子输出 PDF：显示着「所有标记」，修订和批注会原样进 PDF。接受全部修订，删除全部批注，视图切到「无标记」，再「另存为」PDF。转完打开这份 PDF 检查一遍。

导出 PDF

必须掌握

「文件」，「另存为」，格式选 PDF。存好后打开看一遍：页数对不对，页码在不在，有没有一页只剩一行。

什么时候发源文件、什么时候发 PDF，在文件怎么发给别人。

字体：Mac 和 Windows 不一样

知道即可

Word 新文档的默认字体是等线，装了 Office 的电脑两边都有。你换成 Mac 自带的苹方，或者 Windows 自带的微软雅黑，对方多半没有，Word 会换一个，版式跟着变。两个办法：正式文件发 PDF；必须发源文件的，用双方都有的字体，中文用宋体或黑体，英文用 Times New Roman 或 Arial。

练习

打开一份你以前手工排版的文档，另存一份副本，全选，点「开始」选项卡里的「清除所有格式」，再把标题一个个点成「标题 1」「标题 2」。然后开修订，改三处，看它们怎么显示。最后另存一份，用「比较」比较新旧两份。