在线文档和网盘怎么协作

在线文档和网盘解决的是「几个人改同一份东西」。它们好用，也有自己的规矩：文件有主人，权限有层级，历史能回去，但同步不是备份。这一页讲这些规矩。

A shared document has an owner, a permission level for everyone else, and a history. Know all three before you rely on it.Un documento compartido tiene un dueño, un nivel de permiso para los demás y un historial. Conoce los tres antes de depender de él.

先知道所有者是谁，再决定信不信它

本地文件和在线文档是两种东西

必须掌握

	本地文件（Word、Excel）	在线文档（腾讯文档、飞书、Google 文档）
存在哪	你的硬盘，同步到网盘	那家公司的服务器
几个人改	一次一个人，靠发来发去	同时改，看得到彼此的光标
版本	靠文件名 v01、v02	自带历史版本
断网	照常用	多半不能用
定稿	导出 PDF	也要导出，不然它永远是「活的」

什么时候用哪个：几个人一起改、改很多轮、要看谁改了什么，用在线文档。要留痕、要签字、要发给外部，最后导出成本地文件。合同往来仍然走 Word 的修订，因为对方不一定用你的在线工具。

谁是所有者

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：一个同事离职，他建的共享文件夹整个不见了。

最简单可靠的做法：

• 每个在线文档和共享文件夹都有一个所有者。所有者的账户被回收，文件跟着走。
• 项目文件的所有者应该是单位的共享空间或者项目负责人，不是随手建它的那个人。
• 你建的文件要长期存在的，建好就把所有权转给应该拥有它的账户或空间。

法律工作里这一条更硬：案件文件夹的所有者是律所或团队，不是经办人。人可以换，卷宗不能跟着人走。

查看、评论、编辑

必须掌握

三种权限的意思和怎么给，在文件怎么发给别人。协作里多两条：

• 给外部的人，先给「评论」，不给「编辑」。他们能提意见，不能动正文。
• 定稿之后把所有人改成「查看」。定稿还能编辑，就不叫定稿。

历史版本：谁在什么时候改了什么

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：一段话不见了，不知道是谁删的、什么时候删的。

最简单可靠的做法：在线文档都有「历史版本」或「版本记录」，在文件菜单里。它按时间列出改动，标着是谁。可以看以前的版本，也可以恢复到那一版。相隔很近的小改动会被合并成一版，不是每次按键都单独留着。要留住某个节点，手动存一个命名版本。

网盘里的普通文件也有，入口各不一样。OneDrive 对所有文件保留最近 30 天的版本，右键，「版本历史记录」。腾讯微云对 Office 文件保留最近若干版，右键看「历史版本」。iCloud 云盘没有右键入口，要在打开它的应用里找：「文件」，「复原到」，「浏览所有版本」，Pages、Numbers、预览有这一项，Word 没有。

这是协作里的修订记录。和 Git 的历史是一个道理，见 Git 一章，只是它自动记，你不用「提交」。

多人同时编辑的规矩

知道即可

• 别人正在写的段落，不要直接改。用评论，或者等他写完。
• 改别人的定稿，用「建议模式」或「修订」，让对方接受。
• 大改之前先在群里说一声。
• 一份文档超过五个人同时改，先分工，各改各的部分。

项目结束时怎么移交

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：项目结束半年后有人要资料，当时的共享文件夹已经乱了，或者你已经不在那个团队。

最简单可靠的做法，结束当天做：

1. 把所有权转给团队空间或接手的人。
2. 导出一份完整的本地副本，按文件一章整个归档，不拆。
3. 断开给外部人员的链接，权限改成「查看」或收回。
4. 在文件夹里放一个 README 或「说明」文档：这里有什么，最终版是哪几份，联系谁。

同步、历史版本、备份是三件事

必须掌握

• 同步让所有设备一样，误删也一样。
• 历史版本让你回到某个时间点，但它跟着账户走，账户没了它也没了，而且通常只保留一段时间。
• 备份是另一份，在另一个地方，你自己管。

三样都有，才算安全。只有前两样的时候，你的资料在别人的服务器上、按别人的规则保留。原理在按下保存之后发生了什么。

练习

打开你最常用的一个共享文件夹，回答三个问题：所有者是谁，外部的人有什么权限，最近一次改动是谁做的。答不上来的，去菜单里找到那个地方。