Excel：一行是一条记录

Excel 不是画格子的 Word。它是一张表，一行是一条记录，一列是一种属性。守住这一条，排序、筛选、公式、图表全都顺；违反这一条，每一步都会打架。

One row, one record. One column, one attribute. Keep that, and everything else in Excel works.Una fila, un registro. Una columna, un atributo. Respeta eso y todo lo demás en Excel funciona.

一张能排序、能筛选、能算的台账长这样

一行是一条记录，一列是一种属性

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：想按期限排序，结果排完之后当事人和案号对不上了；或者想筛选某个阶段的案子，筛不出来。

最简单可靠的做法：

第一行是表头，每一列一个名字：案号、当事人、阶段、下一期限、负责人。
从第二行起每一行是一个案子，不空行，不在中间插小标题。
一个格子只放一个信息。「张三 138 0000 0000」是两个信息，拆成两列。
不合并单元格。 合并之后排序、筛选、公式全部出问题。要「看起来是一组」，用颜色或空列。
一张工作表放一种东西。案件台账和费用明细是两张表，不是一张表的上下两半。

做到什么算会：点表头任意一格，「数据」，「排序」，按任何一列排，每一行的信息还在一起。

文字、数字、日期是三种东西

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：日期变成了 45900 这样的数字；身份证号变成了 3.30E+17；两列数字相加得到 0。

最简单可靠的做法：

日期在 Excel 里是一个数字，显示成日期是格式的事。看到 45900，选中，格式改成「日期」就回来了。输入日期用 2026-09-03 这种写法，不用 9.3 或 9/3，那两种它可能猜成别的。
数字被当成文字时靠左对齐、左上角有个绿色小三角，不能算。选中，点那个三角，「转换为数字」。
身份证号、手机号、案号是文字，不是数字。输入前先把那一列格式设成「文本」，否则长数字会被科学计数，末位会变 0，而且回不来。
一列里不要混。金额列全是数字，日期列全是日期。

排序和筛选

必须掌握

冻结首行：「视图」，「冻结窗格」，「冻结首行」。往下翻，表头一直在。
筛选：点表头任意一格，「数据」，「筛选」。每个表头出现小箭头，点开勾选，只看某个阶段、某个负责人。
排序：先点进表里任意一格，再排序，Excel 会自动选整张表。如果你只选了一列再排，Excel 会弹一个「排序提醒」。留默认的「扩展选定区域」，整张表一起动。选了「以当前选定区域排序」，只有那一列动，别的列不动，数据就乱了。这是最常见的事故。
排序之前，加一列「序号」填 1、2、3，乱了能排回来。

基础公式，够用的只有几个

必须掌握

公式以 = 开头，用英文标点。中文输入法里的逗号和括号它认不出来。

公式	做什么
`=SUM(C2:C50)`	求和
`=AVERAGE(C2:C50)`	平均
`=COUNTA(A2:A50)`	数有多少行有内容
`=COUNTIF(D2:D50, "已结案")`	数某一列里等于某个值的有几个
`=IF(E2<7, "紧急", "")`	条件：满足写前者，否则写后者
`=TODAY()`	今天的日期
`=D2-TODAY()`	期限减今天，剩几天

相对引用和绝对引用：写在 C2 的 =A2*B2 往下拖，每行自动变成 =A3*B3。这是相对引用。如果要每一行都乘同一个格子里的税率，比如 F1，写成 =A2*$F$1，$ 锁住它，拖动不变。这是绝对引用。记法：$ 是钉子。

做到什么算会：一列剩余天数，往下拖能自动算出每一行。

分清输入和计算结果

自己填进去的数量、单价、日期，是输入；公式算出来的金额、总数和剩余天数，是计算结果。输入和结果最好用不同的列或工作表，不要把手填数字塞进公式结果中间。

检查公式不要求你从头重做整张表。先选一个能手算的小例子对一遍，再改一个输入，看所有相关结果有没有跟着变化。缺失的数据要留空或说明原因，不要没说明就当成 0。

常见错误值

知道即可

显示	意思	多半是因为
`#####`	列太窄，显示不下	拉宽列
`#DIV/0!`	除以零	分母那格是空的或 0
`#VALUE!`	类型不对	拿文字当数字算了
`#REF!`	引用的格子没了	删了被公式引用的行或列
`#N/A`	查找不到	查找的值不在表里，或多了空格

数据验证：让一列只能选，不能乱填

知道即可

「阶段」这种列，值只有几个：立案、举证、开庭、结案。选中这一列，「数据」，「数据验证」，允许「序列」，来源填 立案,举证,开庭,结案。以后这列只能从下拉里选，不会出现「已立案」「立案中」三种写法筛不到一起。

期限用条件格式标红

知道即可

剩余天数那一列，选中，「开始」，「条件格式」，「突出显示单元格规则」，「小于」，填 7，选红色。小于七天的案子自己会红。这是台账最有用的一个功能，每天打开就能看到哪个要到期。期限本身还要进日历设两次提醒，在备忘录一章。

简单图表

知道即可

选中数据，「插入」，「图表」。先想清楚你要说的结论是什么，再选图：比大小用柱状，看趋势用折线，看占比用饼图。图表是给结论配的，不是给数据配的。

隐藏的东西会一起发出去

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：你把内部的费用明细那张工作表隐藏了，把文件发给了对方。对方右键，「取消隐藏」，全看到了。

最简单可靠的做法：发出去之前，右键工作表标签，看有没有「取消隐藏」；看有没有隐藏的列和行；看有没有批注。不该给的删掉，或者把要给的那张表复制到一个新文件里再发，或者转 PDF。完整清单在交付之前检查一遍。

会操作表格之后，还要知道空白、重复、筛选范围和分母会怎样改变结论。下一页讲表格里的数字，怎样变成一个结论。

练习

建一张案件台账，五列：案号、当事人、阶段、下一期限、剩余天数。填三行假数据，剩余天数用 =D2-TODAY() 往下拖，再给它加一个小于 7 变红的条件格式。然后按期限排序，看每一行有没有跟着一起动。